Nowe zasady korespondencji elektronicznej w organach administracji publicznej

Zmiany prawa wymuszają na każdym organie administracji publicznej stosowanie nowych zasad doręczeń opartych o doręczenia elektroniczne. Od 30 grudnia 2023 r. administracja publiczna, w tym jst, a także spółki komunalne, samorządowe instytucje kultury została zobligowana do stosowania nowych zasad doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, powiązaną z nowym adresem do doręczeń elektronicznych. Brak umiejętności i wiedzy w tym zakresie, skutkować będzie paraliżem jednostki z uwagi na brak obowiązywania decyzji i wszelkiego rodzaju ustaleń/pism z powodu ich błędnego doręczenia.
Podczas proponowanego szkolenia udzielimy odpowiedzi na pytania pojawiające się w codziennej pracy związanej z doręczaniem korespondencji, zarówno w sposób tradycyjny, jak i elektroniczny. Przekażemy wiedzę, której zdobycie gwarantuje poprawne doręczanie korespondencji, co uchroni organ przed niepotrzebnymi kosztami, kłopotami z klientami urzędu oraz skutkami braku prawidłowego doręczania oficjalnej korespondencji prowadzonej w oparciu o k.p.a.

• Zdobędziesz, uzupełnisz i uporządkujesz wiedzę z zakresu procedury administracyjnej: prowadzenia postępowania i doręczeń.
• Dowiesz się:
- Jak wygląda adres do doręczeń?
- Na czym polega hierarchia doręczeń?
- Jakie są skutki doręczania na adres zwykłej poczty elektronicznej?
- Jakie są konsekwencje wpisania adresu do doręczeń do bazy adresów do doręczeń?
• Poznasz skutki procesowe, wynikające z nowych zasad, w tym m. in. chwilę doręczenia oraz dowód otrzymania jako moment, od którego liczymy terminy procesowe, zasady i skutki doręczania wydruków korespondencji.
• Zdobędziesz wiedzę i umiejętności, pozwalające na zgodne z prawem doręczanie oficjalnej korespondencji w aktualnym stanie prawnym.

1. Wprowadzenie. Geneza e-administracji i bezpieczeństwo e-administracji. Ustawa o doręczeniach.
• Jakie podmioty muszą stosować e-doręczenia od 30.12.2023 r.?
• E-doręczenia – zasady doręczeń i ich skutki.
• Rejestrowane doręczenie elektroniczne a publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
• Baza adresów elektronicznych (dane przetwarzane w bazie, skutki wpisu do bazy adresów elektronicznych).
• Nowe usługi (rodzaje) doręczeń: publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, publiczna usługa hybrydowa.
2. Definicje i skutki prawne rozumienia dokumentu elektronicznego:
• Dowody związane z doręczeniem:
- Dowód nadania.
- Dowód otrzymania.
• Archiwizacja dowodów doręczenia.
3. Nowa zasada pisemności i jej konsekwencje:
• Załatwianie sprawy „bez człowieka”.
• Załatwianie sprawy on-line.
• Rodzaje podpisów elektronicznych i ich prawne aspekty, w tym zasady podpisywania pism kierowanych do organów administracji w trybie k.p.a. a zasady uwierzytelniania pism, wynikające z przepisów materialno-prawnych.
4. Zasady składania podań utrwalonych w postaci elektronicznej:
• Podanie utrwalone w postaci elektronicznej a dokument elektroniczny.
• Nowy adres do doręczeń – kto go przyznaje, kto musi go mieć, jak wygląda, ile adresów będzie w jednej jednostce?
• Konsekwencje prawne składnia pism na adres poczty do doręczeń (zwykłym mailem).
• Pouczenie o zasadach prowadzenia korespondencji elektronicznej z organem.
• Czy należy podpisywać załączniki składane przez ePUAP czy tylko pismo główne?
• Jak weryfikuje się podpisy składane elektronicznie?
• Od kiedy liczymy terminy załatwienia sprawy w przypadku wpłynięcia pism utrwalonych w postaci elektronicznej?
5. Doręczenia elektroniczne po zmianach:
• Nowa siatka pojęciowa (dokument doręczenia).
• Hierarchia doręczeń:
- Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
- Zasady prowadzenia korespondencji, dowody z nią związane, omówienie schematu PURDE.
- Publiczna usługa hybrydowa – zasady prowadzenia korespondencji, dowody z nią związane.
• Wyjątki od doręczenia elektronicznego.
• Adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych i konsekwencje jego wpisania do bazy.
• Jak należy doręczać korespondencję, jeśli nowy adres do doręczeń już jednostka posiada – na ten adres czy przez ePUAP?
• Czy można (i do kogo) doręczać przez ePUAP?
• Upoważnienie do odbioru i wysyłania korespondencji elektronicznej.
• Rozliczenie finansowe doręczeń elektronicznych.
6. Doręczenie wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego – kiedy i po co to robimy?
7. Dyskusja – odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.

Pracownicy administracji publicznej, wydający decyzje administracyjne i stosujący w codziennej pracy przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Radca prawny, członek etatowy SKO w latach 2005-2011, Ekspert Narodowego Instytutu Samorządu Terytorialnego, Audytor Wiodący Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji wg normy PN-EN ISO/IEC 27001; Inspektor ochrony danych osobowych. Adiunkt na Wydziale Prawa i Administracji UWM w Olsztynie w Katedrze Postępowania Administracyjnego i Sądownictwa Administracyjnego, Kierownik studiów podyplomowych z Ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji w jednostkach sektora publicznego na WPIA UWM w Olsztynie. Współautor publikacji „Doręczenia elektroniczne. Komentarz” wyd. 2023 oraz innych publikacji w tematyce: ochrony danych osobowych, k.p.a. i informacji publicznej; trener i wykładowca mający udokumentowanych kilkaset szkoleń z zakresu k.p.a. Współwłaściciel kancelarii prawnej, specjalizującej się w obsłudze prawnej jst.