Awarie w zamówieniach publicznych w postępowaniu lub w trakcie realizacji umowy. Gotowa recepta na uniknięcie problemów

W procedurach zamówień publicznych o wartości zamówienia poniżej 130 000 zł oraz objętych przepisami i trybami wskazanymi w ustawie PZP (wartość zamówienia równa lub powyżej 130 000 zł) zamawiający musi przeprowadzić regulowaną na podstawie ustawy o zamówienia publicznych kilkuetapową procedurę. w zakresie: przygotowania, prowadzenia postępowania oraz opracowania umów. Osoby zajmujące się w jednostce przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego muszą posiadać kompleksową wiedzę z zakresu przygotowywania dokumentacji przetargowej, prowadzenia postępowania, wyboru oferty, opracowania umowy i warunków jej zawarcia – formy oraz wymagań, które muszą lub powinny się tam znaleźć. Często też prowadząc postępowanie dochodzi do sytuacji trudnych, problemowych np. w przypadku braku oferty w postępowaniu, cen wskazanych przez oferentów przekraczających możliwości finansowe zamawiającego, nie zawarcie umowy z powodu rezygnacji wybranego wykonawcy, lub też w sytuacji gdy wykonawca rezygnuje z jej dokończenia ze względu na inflację i wzrost cen. Proponujemy Państwu udział w szkoleniu stacjonarnym o formule warsztatowej podczas którego prowadzący – ekspert z zakresu zamówień publicznych z wieloletnim doświadczeniem w sposób bardzo uproszczony i czytelny przedstawi najważniejsze elementy sytuacji awaryjnych w procedurach zamówień publicznych oraz wcześniejszego planowania realizacji umowy, zasad przygotowania rozwiązań w jej treści lub egzekwowania obowiązków.

• Przedstawienie w praktyczny sposób, na gotowych przykładach głównych elementów przygotowania postępowania (SWZ i załączniki) i projektu umowy w oparciu o wymagane procedury zamówień publicznych.
• Wskazanie kluczowych punktów, nad którymi należy się pochylić przygotowując planując i przygotowując postępowanie.
• Omówienie sposobów uwzględniania w danym przedmiocie zamówienia wskaźników waloryzacyjnych oraz dodatkowej możliwości zmian w umowie (jeżeli jest taka wola zamawiającego).
• Omówienie negocjacji umowy w celu podwyższenia wynagrodzenia.
• Najważniejsze pytania, na które odpowiada prowadzący podczas tego szkolenia:
- Jak wszcząć postępowanie nie mając środków na ich realizację?
- Jak uzyskać dużą ilość ofert w postępowaniu?
- Jak zbudować procedurę zmiany w umowie?
- W jaki sposób przygotować postępowanie by uzyskać dużą ilość ofert, dokonać wyboru i zawrzeć umowę z wykonawcą.
• Omówienie problemów i wskazanie przykładowych rozwiązania problemów z jakimi zmierzają się w aktualnie Zamawiając.
• Wskazanie punktów krytycznych oraz nieprawidłowości pozwoli także w przyszłości uniknąć błędów, które czasami mogą skończyć się naliczeniem korekty finansowej czy postawieniem zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych. Omawiane w trakcie szkolenia materiały i przykłady będą również udostępnione uczestnikom po szkoleniu w wersji elektronicznej, co powinno ułatwić ich wykorzystanie w procedurach zamówień publicznych.

1. Aktualny stan prawny - zestawienie przepisów i wymagań obowiązujących w dacie prowadzenia szkolenia. Uwagi praktyczne dotyczące zamówień w aktualnym stanie prawnym.
2. Definicja „własna” awarii w zamówieniach publicznych. Jak uniknąć takich przypadków?
• Brak ofert.
• Cena oferty przekraczająca środki przeznaczone na realizację.
• Po wyborze oferty rezygnacja wykonawcy z zawarcia umowy.
• W trakcie realizacji umowy odstąpienie/wypowiedzenie umowy przez wykonawcę.
• Zestawienie przypadków i rozwiązania przewidziane w przepisach ustawy PZP.
3. Przygotowanie do postępowania - analiza punktów krytycznych
• Rodzaj przedmiotu zamówienia i możliwe zmiany ilości.
• Tryb postępowania - możliwość negocjacji z wykonawcami lub ominięcia wskaźników waloryzacyjnych.
• Analiza potrzeb i wymagań - wpływ na procedurę i realizację umowy.
• Kryteria oceny ofert - warunki udziału - wykluczenia - podwykonawcy. Na co zwrócić uwagę.
• Zmiany w umowie - czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.
• Pozostałe elementy składowe mające wpływ na przygotowanie projektu umowy.
• Analiza trybu postępowania - tryb podstawowy i przetarg nieograniczony.
• Zapobieganie awarii w zamówieniach publicznych na etapie przygotowania do postępowania.
4. Kształtowanie projektu umowy w zamówieniach publicznych.
• Ustawa PZP.
• Kodeks Cywilny. Pełnomocnictwo.
• Zawarcie umowy korespondencyjnie- środek komunikacji elektronicznej.
• Ustawy „COVID-19”.
• Umowy wynikające ze źródła finansowania - środki unijne.
• Wykluczenia wykonawców i podwykonawców - lista sankcyjna.
• Informacja, zmiany umowy wynikające z czynników zewnętrznych.
• Punkty krytyczne - analiza przykładowych projektów umów w dostawach, usługach i robotach budowlanych.
5. Analiza przygotowanego postępowania oraz lekarstwo na awarię w zamówieniach publicznych.
• Wybór trybu.
• Opis przedmiotu zamówienia.
• Kryteria oceny ofert.
• Warunki udziału w postępowaniu.
• Termin realizacji zamówienia.
• Projekt umowy.
• Inne czynniki mające wpływ na wystąpienie „awarii” w zamówieniach publicznych.
• Analiza przypadku.
6. Zmiana w umowie i zasady jej wprowadzenia - wcześniejsza budowa wskaźników „zmian”.
• Wskaźniki determinujące możliwość zmiany ceny/wynagrodzenia. Przykłady i gotowe rozwiązania.
• Zmiana przedmiotu zamówienia, zakresu, ilości, rodzaju. Przykłady i gotowe rozwiązania.
• Zmiana terminu wykonania zamówienia. Przykłady i gotowe rozwiązania.
• Pozostałe przykłady możliwej zmiany w umowie. Gotowe rozwiązania.
• Czy wojna w Ukrainie może być podstawą do zmiany w umowie? Jeżeli tak, jakie wymagania w tym zakresie należy wypełnić?
• Jak dokumentować zmianę w umowie? Czy wprowadzać aneks do umowy?
• Zmiana wykonawcy w trakcie realizacji umowy - schemat punktów krytycznych.
7. Kilka uwag praktycznych przygotowanych przez prowadzącego szkolenie.
8. Panel dyskusyjny.

Kierownik zamawiającego, członkowie komisji przetargowej, osoby sprawujące nadzór nad zamówieniami publicznymi, kontrolujące zamówienia publiczne, wykonawcy uczestniczący w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego bez względu na wartość zamówienia, podwykonawcy w zamówieniach publicznych.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce, zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku. Doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji, budowaniu rozwiązań organizacyjnych i w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca i kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 100 szkoleń jedno/dwu lub trzydniowych), a konsultacje i doradztwo (także telefonicznie) prowadzi od 28 lat.