Dokument elektroniczny: procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem

Program i karta zgłoszenia

Szkolenie on-line: wirtualne szkolenie prowadzone i realizowane za pomocą platformy, która umożliwi obustronną komunikację między prowadzącym szkolenie a uczestnikami.

Zapraszamy na dedykowane archiwistom dotyczące dokumentacji elektronicznej i postępowania z e-dokumentem.

Ważne informacje o szkoleniu

W dobie coraz bardziej informatyzującego się społeczeństwa oraz obecnej sytuacji, która wymusza na wielu firmach oraz obywatelach pracę on-line, umiejętna obsługa przez urzędy administracji publicznej dokumentu elektronicznego jest niezbędna. Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe? Te i inne wątpliwości dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione na szkoleniu.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści

Nabycie umiejętności prawidłowego naliczania terminów administracyjnych, poprawnego określania daty wpływu dokumentu, umiejętności odróżniania dokumentu elektronicznego mającego moc prawną od dokumentu zawierającego braki formalne lub skanu. Pozyskanie wiedzy z zakresu zarządzania dokumentami i czynności kancelaryjnych w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). 

zwiń
rozwiń
Program

1. KPA a dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:

  • Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza.
  • Wnoszenie pism do urzędu – metody.
  • Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymagania.
  • Przygotowywanie usług publicznych.
  • Udostępnianie usług publicznych.
  • Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice.
  • Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią.

2. Rejestracja przesyłek w urzędzie:

  • Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie.
  • Dekretacje.

3. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego:

  • Rejestracja spraw.
  • Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania.
  • Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej.
  • Jedna sprawa w urzędzie.
  • Reorganizacja a akta spraw.
  • Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy.
  • System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
  • Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych.

4. Korespondencja wychodząca:

  • Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać.
  • Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych.
  • Potwierdzenie odbioru pisma.

5. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD): Czynności kancelaryjne w systemie EZD:

  • Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki.
  • Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
  • Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki.
  • Wprowadzanie metadanych.
  • Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
  • Prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
  • Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
  • Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
  • Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
  • Dekretacja pisma – wyjątki.
  • Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
  • Dekretacja zastępcza.
  • Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa).
  • Podpisanie pisma podpisem elektronicznym.
  • Podpisanie pisma podpisem odręcznym.
  • Zakładanie spraw.
  • Uzupełnianie metadanych.
  • Dekretacja zastępcza.
  • Prowadzenie kompletnych akt sprawy.
  • Prowadzenie metryk spraw.
  • Sporządzanie projektów pism.
  • Dokonywanie akceptacji.
zwiń
rozwiń
Adresaci

Pracownicy urzędów gmin, miast, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich i wojewódzkich, samorządowych kolegiów odwoławczych, zakładów ubezpieczeń społecznych, urzędów krajowej administracji skarbowej i innych urzędów, w których tworzone są akta spraw

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Dyplomowany archiwista. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista w zakresie dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegła znajomość standardu WCAG 2.1. Posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 299 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać poprzez formularz zgłoszenia na www.frdl.mazowsze.pl lub mailem na adres szkolenia@frdl.org.pl do 5 maja 2021 r.